退職の引き止めがしつこい! ?『渡さないでもいい場合』を徹底解説「これから転職活動をする・まだ転職先が決まっていない」という方は、退職の準備をすると同時に「転職活動」に力を入れましょう。その業務に関わる関係者も明記しておきます。部署と名前、連絡先まで書いておくと丁寧です。以上を参考に、お世話になった会社や自分の後任者のために、誰が見ても分かりやすい業務引継書を作っておきましょう。あなたのこれまでの経験から、『トラブルへの対処法』や『気を付けるべきポイント』も必ず盛り込みましょう。後任者があなたと同じ過ちを犯していては、周りから「きちんと引継ぎできてないのでは」と思われてしまいます。お世話になった会社やあなたの仕事を引き継いでくれる後任のためにも、この部分はしっかりと丁寧に書いておきましょう。退職届・退職願の『正しい郵送方法』：添え状や封筒の書き方も紹介 imjの秘書に出戻って1年ちょっと、そういえば3月は各社で秘書の引き継ぎの話がチラホラ。引き継ぎ資料ってどんなものを作っていますか？とよく聞かれるので、私が1… 引継ぎマニュアルの目的と必要な要素 【STEP1】読み手の業務レベルを想定し、内容のイメージを固める 【STEP2】フォーマットを決めて、全体の構成を考える 【STEP3】マニュアルに盛り込むべき、基本的な内容を押さえ、まとめていく 事務の引き継ぎはマニュアルを作ることである程度できてしまう反面、慣れている人が作ったマニュアルでは説明の抜け漏れがでやすいという欠点があります。 引き継ぎがうまくいかない・・・ マニュアル作成のコツを掴んで、スムーズに仕事の受け渡し！ などの内容のある仕事を楽しくするヒントでは、仕事に役立つアイデアや業務効率やフレームワークなど、起業や仕事環境の改善に役立つ情報が無料でダウンロードできます。 「20171113更新」自分用のマニュアルは他人が見てわかるものにしましょう。そうすることで必然的に引き継ぎ書にもなります。その結果、作業者から管理者の視点に変化します。 秘書の引き継ぎ～良い引き継ぎ書とダメな引き継ぎ書～ 私が受け取った良い引き継ぎ書は、2～3ページに大まかな内容が記載されているだけなのに、ポイントが押さえられているものです。ポイントさえ外さなければあとは自分のやり方で進めることができます。 次の新天地でのお仕事を気持ちよくスタートできるよう、わかりやすいマニュアルを作って、しっかりと引き継ぎを行ってくださいね。引継ぎマニュアルのフォーマットと構成が決まったら、作業リストや作業手順などを、具体的に記載していきましょう。業務を遂行するうえで必要な情報が、抜け漏れなく、手順に沿って、きちんと整理できているかが重要です。就業期間内に、後任の担当者と対面・口頭での引継ぎができないケースもありえるため、補足情報もマニュアルにしっかりと書き残しておきます。派遣のお仕事の満了時における最後の重要任務と言えば、後任者への引継ぎ業務。次にその業務を行う後任の方が、スムーズに業務を始められるよう、責任を持って上手に橋渡しをしてあげることが、前任者の大切な役目です。マニュアルの構成を考える際に使える便利な機能もありますので、アプリケーションごとに試してみてくださいね。フォーマットが特に決まっていない場合は、Microsoftが無料で配布しているテンプレートを活用するのがオススメ。フォーマットが決まったら、ページのレイアウトや文字サイズなどの細かいルールを決めていきましょう。そして、円滑な引継ぎを行うために欠かせないのが、「引継ぎ用の業務マニュアル」の作成です。口頭での説明だけでは分かりづらいことも、事前にマニュアルを用意しておけば安心ですよね。プレゼン資料ではないので、そこまでビジュアルにこだわる必要はありませんが、簡潔で見やすく、かつ分かりやすい内容を記載することが大切です。それらを踏まえて、各項目を決めていきましょう。「なぜ、その仕事が必要なのか」「誰のために行うのか」「他の業務とどのように関わっているのか」など、業務の目的を説明します。相手に目的意識を持って仕事を進めてもらうためにも、必ず盛り込みましょう。まず、具体的な作成手順をご説明する前に、そもそも引継ぎマニュアルは何のために必要なのかについて考えてみましょう。たとえば、次のような目的が挙げられます。このように、適切な図表を入れると文章だけで説明する場合よりも、格段に分かりやすくなります。説明する内容に応じてどんな図表を入れると良いか、上の例を参考に、工夫してみてくださいね。フォーマットが作成できたら、次は全体の構成を決めましょう。マニュアルに記載する大まかな内容を洗い出し、どの順番で説明するのが分かりやすいか、内容に過不足はないかをチェックしながら作成します。引継ぎマニュアルを作る際に一番大切なことは、読み手である後任の担当者にとってわかりやすい内容にすること。「自分目線」ではなく、「相手目線」に立って、初めて読む人でも理解できるような「引継ぎマニュアル」を目指しましょう。また、一度作ったマニュアルも、書き漏らしがないよう、周囲の意見を取り入れながら、内容のブラッシュアップをしておくと良いでしょう。この作業をしっかりやることで内容に一貫性を持たせ、必要な作業ボリュームもある程度把握できます。なお、構成はそのまま目次として活用することもできます。その作業の頻度や回数に加えて、「どこまでやるのか」「いつまでにやるのか」といった、業務のゴールを説明します。文章だけで構成されたマニュアルは、どうしても読みづらくなってしまいがち。適度に図や画像を入れて、分かりやすさと見やすさの工夫をしてみましょう。そして、このようなマニュアルの目的を果たすためには、以下の要素を盛り込む必要があります。しかし、いざ引継ぎマニュアルを作り始めてみると、どうやってまとめれば良いか悩んでしまう方も多いようです。第一のポイントは、どんな人がその引継ぎマニュアルを読むのかしっかり考え、読み手の知識や業務経験のレベルに合わせて、内容をまとめていくことです。そのため、まずは、後任の担当者の経験値を把握し、内容のレベルや説明の範囲を決定しましょう。一般的な用語の説明などは省き、社内の独自ルールや専用ツールの使い方、作業フローなどをシンプルに記載しましょう。ケアレスミスが起きやすい部分の解説も忘れずに！次に、引継ぎマニュアルの大枠のイメージを固めるため、フォーマットや構成を考えていきましょう。もし、既存のマニュアルがある場合は、フォーマットは変更せず、そこに新たな内容を追記すればOK。引継ぎマニュアルは、汎用性が高いWord・Excel・PowerPointなどのOffice系アプリケーションで作成すると良いでしょう。アプリケーションの種類によって使える機能が異なるため、作成したいマニュアルの内容に合わせて使うアプリケーションを選びます。また、既存のマニュアルや社内ルールがある場合は、そのフォーマットに合わせてください。最後に、トラブルごとの解決策や、困ったときに相談できる担当者、参考サイトや資料の格納先などをまとめておくと親切です。画面上に表示されるダイアログや選択すべきボタンなど、実際の操作画面のキャプチャを見せることで手順を理解しやすくなります。見出しごとに業務の目的やポイント、作業手順など、記載する構成要素をまとめていきます。注意事項や間違えやすい点をマニュアルに記載しておくのも重要なポイント。そこで今回は、派遣社員の方のための「引継ぎマニュアル作成方法」をステップ順にして、ご紹介します。引継ぎ業務を経験するときに焦らないよう、しっかりポイントを押さえておきましょう。専門知識がない方でも、マニュアルを読めば作業を進められるよう、丁寧な手順の説明はもちろんのこと、用語の解説やミスを防ぐための注意書きを充実させましょう。業務理解に役立つサイトリストや、情報の調べ方のヒント集、作業漏れを確認するチェックリストなども準備すると、より親切です。下記のような基本的な項目が漏れていないか、チェックしながら、まとめていってくださいねグラフや表、イラストを使って、構造、時系列、変化などを説明します。組織図や業務の流れなど、ものごとの関係性を伝えたいときに使うと良いでしょう。補足として業務マニュアルとは別に、給湯室の使い方やゴミの収集場所など、オフィスで働く上で参考になる情報をまとめておくと、後任の方に喜ばれますよ。①②をふまえ、詳しい手順を説明しましょう。特に、初心者が間違えやすい点をカバーし、不明点やトラブルがあったときに、どう対処すれば良いかが明示されていれば、後任の担当者も安心して業務を進められます。業務の流れはどうなっているのか、どんな人が関わるのかなど、作業をフローチャートで示すことで、業務の流れや全体像をわかりやすく理解できます。これらの要素を「読みやすく」「分かりやすく」まとめたものが、理想的な引継ぎマニュアルです。それでは早速、まとめ方のヒントや作成方法について、順を追って解説します。業務の全体像から細かな業務までを「点」ではなく「線」でつながるような説明をイメージすると、相手も理解しやすくなりますよ。
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